REGULAMIN WYDARZENIA „ŚWIĘTA NA STARÓWCE” 12-14 GRUDNIA 2025 R. (Jarmark)

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Postanowienia niniejszego Regulaminu Wydarzenia (dalej: „Regulamin”) obowiązują wszystkich uczestników Świąt na Starówce odbywających się w dniach 12-14 grudnia 2025 r. na Rynku i Placu Ratuszowym w Bielsku-Białej.
  2. Głównym celem Wydarzenia jest promocja lokalnych i regionalnych produktów, walorów kulturowych, rzemiosła oraz budowanie świątecznej atmosfery w mieście.
  3. Święta na Starówce są imprezą o charakterze targowym, wystawienniczym i kulturalnym.
  4. Organizatorami Wydarzenia jest Bielskie Centrum Kultury im. Marii Koterbskiej.
  5. Partnerem technicznym obsługującym platformę rezerwacyjną, proces płatności i koordynację techniczną jest Firma Handlowo Usługowa „THETA” – Krzysztof Mrowiec (dalej: „Partner Techniczny”), działająca na rzecz i w porozumieniu z Organizatorem.
  6. W Wydarzeniu uczestniczą przede wszystkim:
    1. Lokalne firmy produkujące wyroby regionalne. 
    2. Beskidzcy twórcy ludowi. 
    3. Rzemieślnicy i artyści. 
    4. Producenci żywności tradycyjnej i regionalnej. 
    5. Organizacje charytatywne i społeczne.
  7. Działalność handlowa podczas Wydarzenia odbywa się w godzinach:
    1. Piątek (12.12): Rynek od 12:00 do 2:00, Plac Ratuszowy: od 12:00 do 20:00
    2. Sobota (13.12): Rynek: 12:00 do 2:00, Plac Ratuszowy: od 12:00 do 20:00
    3. Niedziela (14.12): Rynek: 12:00 do 22:00. Plac Ratuszowy: od 12:00 do 20:00
  8. Sprzedaż indywidualna odbywa się wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora i po uiszczeniu wymaganej opłaty zgodnie z procedurą opisaną w Regulaminie Platformy.
  9. Lokalizacja Wydarzenia: Rynek oraz Plac Ratuszowy w Bielsku-Białej.
  10. Regulamin dotyczy Jarmarku na wskazanym Wydarzeniu.

§2 WARUNKI UDZIAŁU I REZERWACJI

  1. Warunkiem uzyskania statusu Wystawcy podczas Wydarzenia jest:
    1. Dokonanie rezerwacji stoiska poprzez platformę internetową dostępną pod adresem www.swieta.bielsko.pl. 
    2. Akceptacja niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu Platformy dostępnego na https://swieta.bielsko.pl/.
    3. Opłacenie rezerwacji w wymaganym terminie (96 godzin od złożenia rezerwacji). 
    4. Podanie rzetelnych informacji o charakterze prowadzonej działalności i asortymencie towarów/usług.
  2. Proces rezerwacji odbywa się wyłącznie poprzez platformę internetową, zgodnie z następującą procedurą:
    1. Wybór stoiska z mapy interaktywnej lub listy dostępnych miejsc (Rynek lub Plac Ratuszowy). 
    2. Zapoznanie się z indywidualną ceną wyświetlaną dla wybranego Miejsca. 
    3. Podanie wymaganych danych identyfikacyjnych (PESEL lub NIP). 
    4. Wypełnienie formularza z danymi kontaktowymi i do faktury. 
    5. Podanie szczegółów dotyczących charakteru prowadzonej działalności i asortymentu (wymagane do weryfikacji profilu). 
    6. Złożenie zamówienia i wybór metody płatności. 
    7. Zaksięgowanie płatności w ciągu 96 godzin na rachunku Partnera techicznego.
  3. Płatność za stoisko:
    1. Musi być dokonana w ciągu 96 godzin od dokonania rezerwacji. 
    2. Po tym czasie system automatycznie anuluje nieopłaconą rezerwację. 
    3. Anulowane Miejsce staje się ponownie dostępne dla innych zainteresowanych. 
    4. W uzasadnionych przypadkach (awaria systemu, problemy techniczne) termin może być przedłużony.
  4. Ograniczenia rezerwacji:
    1. Jeden podmiot może zarezerwować maksymalnie 4 stoiska chyba że na drodzę odrębnych ustaleń z Organizatorem lub Operatorem technicznym zostały określone niestandardowe warunki współpracy.
    2. Po określonej dacie miejsca dla food trucków przekształcają się w pojedyncze stoiska (data określona na platformie).
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do:
    1. Odmowy przyjęcia rezerwacji bez podania szczegółowej przyczyny. 
    2. Weryfikacji charakteru oferowanych produktów/usług. 
    3. Ograniczenia liczby stoisk z podobnym asortymentem.
  6. Wystawca zobowiązany jest do:
    1. Przestrzegania niniejszego Regulaminu.
    2. Współpracy z pozostałymi Wystawcami i służbami Organizatora. 
    3. Utrzymania porządku w obrębie swojego stoiska. 
    4. Przestrzegania przepisów sanitarnych, przeciwpożarowych i BHP.

§3 WERYFIKACJA PROFILU DZIAŁALNOŚCI

  1. Procedura weryfikacji:
    1. Po dokonaniu rezerwacji Organizator dokonuje weryfikacji podanych informacji o charakterze prowadzonej działalności. 
    2. Weryfikacja obejmuje sprawdzenie zgodności asortymentu z profilem Wydarzenia i wymogami niniejszego Regulaminu.
    3. Weryfikacja jest przeprowadzana w ciągu 5 dni roboczych od dokonania rezerwacji.
    4. Organizator ma prawo do żądania dodatkowych dokumentów, zdjęć produktów lub wyjaśnień.
  2. Anulowanie rezerwacji z powodu niezgodności profilu:
    1. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora niezgodności profilu działalności, asortymentu lub typu usług z profilem Wydarzenia lub wymogami Regulaminu, Organizator ma prawo do anulowania rezerwacji. 
    2. Anulowanie rezerwacji jest dokonywane na podstawie oceny i decyzji Organizatora, bez obowiązku szczegółowego uzasadniania przyczyn.
    3. Użytkownik jest informowany o anulowaniu drogą e-mail w ciągu 48 godzin od podjęcia decyzji. 
    4. Płatność zostaje zwrócona w pełnej wysokości na rachunek bankowy, z którego została dokonana.
    5. Partner Techniczny wystawia korektę faktury VAT dokumentującą zwrot, która jest automatycznie wysyłana na adres e-mail Użytkownika. 
    6. Czas zwrotu wynosi 5-10 dni roboczych. 
    7. Użytkownik poprzez zaakceptowanie Regulaminu Platformy i niniejszego Regulaminu wyraża pełną zgodę na taką procedurę i zrzeka się prawa do reklamacji w tej sprawie.

§4 RODZAJE STOISK I OPŁATY

  1. Dostępne rodzaje miejsc handlowych na Rynku:
    1. Stoisko standardowe (namiot własny o wymiarach max. 3×3 m) — cena określona na platformie dla każdego Miejsca.
    2. Pawilon drewniany (Domek) (3×2,5 m) — cena określona na platformie dla każdego Miejsca. 
    3. Miejsce dla food trucka (do 9×3 m) — cena określona na platformie dla każdego Miejsca.
  2. Dostępne rodzaje miejsc handlowych na Placu Ratuszowym:
    1. Stoisko standardowe (namiot własny o wymiarach max. 3×3 m) — cena określona na platformie dla każdego Miejsca.
    2. Stoisko XL (namiot własny o wymiarach max. 3×5 m) — cena określona na platformie dla każdego Miejsca. 
    3. Miejsce dla food trucka (do 9×3 m) — cena określona na platformie dla każdego Miejsca. 
  3. Aktualne ceny są wyświetlane:
    1. Przy każdym Miejscu na mapie interaktywnej.
    2. W liście dostępnych Miejsc na Platformie.
    3. W podsumowaniu zamówienia przed złożeniem rezerwacji. 
    4. Wszystkie ceny podane są w złotych polskich brutto (zawierają VAT 23%).
  4. Opłata za stoisko obejmuje:
    1. Prawo do handlu w wyznaczonym Miejscu przez czas trwania Wydarzenia. 
    2. Promocję Wydarzenia w mediach i portalach społecznościowych. 
    3. Obsługę techniczną i organizacyjną. 
    4. Podstawowe przyłącze elektryczne (zgodnie z zamówieniem).
  5. Z tytułu uzyskanych przychodów ze sprzedaży Wystawcy rozliczają się samodzielnie z właściwymi urzędami i instytucjami finansowymi.

§5 ZASADY ORGANIZACJI STOISK

  1. Organizator udostępnia:
    1. Powierzchnię na Rynku i/lub Placu Ratuszowym zgodnie z rezerwacją.
    2. Pawilony drewniane na Rynku (dla wybranych opcji). 
    3. Podstawowe przyłącze elektryczne (zgodnie z zamówieniem). 
    4. Oznaczenie numeryczne stoisk.
  2. Wymagania dotyczące stoisk własnych:
    1. Estetyczny wygląd i dekoracje nawiązujące do Świąt Bożego Narodzenia.
    2. Preferowana kolorystyka namiotów: biała lub beżowa.
    3. Wymiary: zgodne z zarezerwowaną powierzchnią (standardowo 3×3 m).
    4. Stabilne mocowanie zabezpieczające przed wiatrem.
  3. Zakazy dotyczące montażu i eksploatacji:
    1. Zabrania się wkręcania, przybijania, przyklejania elementów do nawierzchni, ścian lub jakichkolwiek elementów infrastruktury. 
    2. Zabrania się stosowania mocowań pozostawiających trwałe ślady.
    3. Zabrania się przekraczania wyznaczonej powierzchni stoiska. 
    4. Zabrania się samowolnego podłączania do instalacji elektrycznej.
  4. Parametry przyłączy elektrycznych:
    1. Standardowe stoisko: do 3 kW (230V jednofazowe). 
    2. Stoisko gastronomiczne: do 6 kW (230V jednofazowe lub 400V trójfazowe na życzenie).
    3. Food truck: zgodnie z indywidualnym zapotrzebowaniem (określone w rezerwacji).
    4. Rodzaj przyłącza: 230V jednofazowe lub na życzenie 400V trójfazowe.
  5. Wystawca odpowiada za:
    1. Szkody wyrządzone w udostępnionym Miejscu.
    2. Bezpieczeństwo konstrukcji swojego stoiska
    3. Przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych
    4. Czystość w obrębie stoiska i najbliższym otoczeniu.
  6. Punkty przedstawione na mapie interaktywnej w platformie mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie. Ostateczne miejsca stoisk zostaną oznaczone zmywalnym sprejem na podłożu w dniu organizacji wydarzenia przez Organizatora lub Partnera Technicznego. W przypadku jakichkolwiek nieporozumień dotyczących lokalizacji stanowiska, Organizator zastrzega sobie prawo do wskazania innego, zastępczego miejsca, którego decyzja jest ostateczna i wiążąca dla uczestnika.

§6 ORGANIZACJA PRACY

  1. Montaż stoisk własnych:
    1. 12 grudnia 2025 r. od godz. 7 do godz. 12
    2. Możliwość rozpoczęcia sprzedaży zaraz po rozłożeniu stoiska.
    3. Stoiska muszą być gotowe najpóźniej do godz. 11
  2. Demontaż stoisk własnych:
    1. 14 grudnia 2025 r. od godz. 20 do godz. 22
    2. Całkowite uprzątnięcie Miejsca do godz. 23
    3. Plac Ratuszowy — demontaż do godz. 24
  3. Pawilony drewniane (domki):
    1. Udostępniane od godz. 16 w dniu 11 grudnia 2025 r. 
    2. Przekazanie kluczy następuje w punkcie organizacyjnym na Rynku. 
    3. Zwrot kluczy do godz. 23  w dniu 14 grudnia 2025 r.
  4. Wystawca zobowiązany jest do:
    1. Zapewnienia ciągłości obsługi w godzinach trwania Wydarzenia. 
    2. Utrzymania pełnego asortymentu towarów.
    3. Obsługi klientów w języku polskim.
    4. Przestrzegania kultury obsługi.
  5. Prace elektryczne:
    1. Wykonywane wyłącznie przez upoważnionego elektryka Organizatora.
    2. Zgłoszenia dodatkowych potrzeb elektrycznych — minimum 3 dni przed Wydarzeniem.
    3. Używanie przedłużaczy wymaga zgody elektryka Organizatora ze względów bezpieczeństwa.

§7 PRZEPISY BEZPIECZEŃSTWA

  1. Na terenie Wydarzenia obowiązuje bezwzględny zakaz:
    1. Używania otwartego ognia (z wyjątkiem stoisk gastronomicznych posiadających odpowiednie pozwolenia i ubezpieczenia).
    2. Eksploatowania grzejników elektrycznych w odległości mniejszej niż 60 cm od materiałów łatwopalnych i mniejszej niż 30 cm od materiałów trudnopalnych. 
    3. Korzystania z uszkodzonej instalacji elektrycznej. 
    4. Pozostawiania bez dozoru włączonych urządzeń elektrycznych.
    5. Wnoszenia substancji łatwopalnych, wybuchowych, toksycznych lub niebezpiecznych.
    6. Blokowania dróg ewakuacyjnych i dojazdów dla służb ratunkowych.
  2. Wymagania przeciwpożarowe:
    1. Każde stoisko gastronomiczne musi posiadać gaśnicę (min. 2 kg).
    2. Zachowanie wolnych przejść o szerokości min. 1,5 m.
    3. Oznaczenie i zabezpieczenie przewodów elektrycznych.
    4. Natychmiastowe zgłaszanie zagrożeń służbom Organizatora.
  3. Zasady sanitarne:
    1. Sprzedaż żywności wymaga aktualnych badań sanitarnych (zgodnie z ustawą o ochronie zdrowia publicznego).
    2. Przestrzeganie zasad HACCP przy sprzedaży żywności.
    3. Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania towarów. 
    4. Posiadanie środków dezynfekcyjnych.
  4. Specyficzne dla lokalizacji:
    1. Na Placu Ratuszowym — szczególna ostrożność ze względu na bliskość urzędów i obiektów publicznych.
    2. Na Rynku — zachowanie przejść dla mieszkańców i dostępu do zabytkowych budynków.

§8 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UBEZPIECZENIA

  1. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za:
    1. Jakość i legalność oferowanych towarów. 
    2. Przestrzeganie przepisów podatkowych i sanitarnych.
    3. Szkody wyrządzone osobom trzecim. 
    4. Bezpieczeństwo swojego stoiska.
  2. Wystawca zobowiązany jest do:
    1. Ubezpieczenia towaru na własny koszt i ryzyko.
    2. Ubezpieczenia OC działalności.
    3. Zabezpieczenia towaru przed kradzieżą.
  3. Organizator NIE ponosi odpowiedzialności za:
    1. Szkody spowodowane siłą wyższą (wichura, śnieg, mróz, opady).
    2. Kradzieże i zniszczenia mienia Wystawcy.
    3. Wypadki osób na stoisku Wystawcy. 
    4. Straty wynikające z niskiej frekwencji lub złych warunków atmosferycznych.
    5. Przerwy w dostawie prądu z przyczyn niezależnych.
  4. Zgłaszanie szkód:
    1. Natychmiastowe powiadomienie służb Organizatora (punkt na Rynku lub Placu Ratuszowym).
    2. Sporządzenie protokołu szkody.
    3. Powiadomienie odpowiednich służb (Policja, Straż Pożarna, jeśli dotyczy).

§9 ASORTYMENT I JAKOŚĆ TOWARÓW

  1. Preferowany asortyment:
    1. Wyroby rzemieślnicze i artystyczne.
    2. Produkty regionalne i tradycyjne.
    3. Ozdoby świąteczne wykonane ręcznie.
    4. Żywność tradycyjna i regionalna.
    5. Wyroby lokalnych producentów.
  2. Ograniczenia asortymentowe:
    1. Zakaz sprzedaży towarów masowej produkcji importowanych z Azji.
    2. Zakaz sprzedaży wyrobów pirotechnicznych.
    3. Zakaz sprzedaży alkoholu bez odpowiedniego zezwolenia.
    4. Ograniczenie liczby stoisk z podobnym asortymentem.
  3. Procedura weryfikacji asortymentu:
    1. Organizator może zażądać przedstawienia próbek towarów przed Wydarzeniem oraz w jego trakcie. 
    2. W przypadku wątpliwości co do pochodzenia towarów, Wystawca zobowiązany jest przedstawić dokumenty potwierdzające ich legalność i pochodzenie. 
    3. Kontrola może być przeprowadzona również podczas Wydarzenia. 
    4. Organizator ma prawo żądania usunięcia towarów niezgodnych z charakterem imprezy.
  4. Konsekwencje wprowadzenia towarów niezgodnych z deklaracją:
    1. W przypadku stwierdzenia, że Wystawca sprzedaje towary niezgodne z podanym w rezerwacji asortymentem, lub łamie postanowienia niniejszego Regulaminu, Organizator ma prawo do natychmiastowego usunięcia go z Wydarzenia.
    2. Usunięcie z Wydarzenia jest dokonywane bez jakichkolwiek zwrotów finansowych. 
    3. Wystawca usunięty z Wydarzenia traci prawo do reklamacji i rozpatrzenia jakichkolwiek roszczeń.
    4. Za każdorazowe naruszenie warunków uczestnictwa Wystawca ponosi odpowiedzialność wobec Organizatora, w tym potencjalne roszczenia odszkodowawcze. 
    5. Wystawca zakazany z udziału w Wydarzeniu nie będzie dopuszczony do udziału w przyszłych imprezach organizowanych przez Organizatora.

§10 PROMOCJA I WIZERUNEK

  1. Organizator zapewnia:
    1. Promocję Wydarzenia w mediach lokalnych i regionalnych.
    2. Plakaty i materiały promocyjne.
    3. Informację na stronach internetowych miasta.
  2. Wystawca wyraża zgodę na:
    1. Wykorzystanie wizerunku stoiska w materiałach promocyjnych.
    2. Fotografowanie i filmowanie podczas Wydarzenia. 
    3. Publikację nazwy firmy w materiałach informacyjnych.
    4. Publikacje podanych w platformie rezerwacyjnych informacji reklamowych.
  3. Wystawca może prowadzić własną promocję pod warunkiem:
    1. Zgodności z charakterem imprezy.
    2. Niezakłócania pracy innych wystawców.
    3. Przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

§11 REKLAMACJE I ROZSTRZYGNIĘCIA SPORÓW

  1. Reklamacje dotyczące organizacji Wydarzenia prosimy składać elektronicznie na biuro@prezydenttravel.pl
  2. Organizator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od otrzymania.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
    1. Straty wynikające z odwołania imprezy z powodu siły wyższej. 
    2. Niezrealizowane oczekiwania handlowe Wystawcy. 
    3. Konflikty między Wystawcami (rozstrzygane są przez Organizatora).
    4. Zdarzenia nie usankcjonowane niniejszym Regulaminem.
  4. Spory dotyczące warunków uczestnictwa:
    1. W przypadku braku porozumienia, spór jest rozstrzygany przez Organizatora. 
    2. Strony mogą poddać spór pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Organizatora (Bielsko-Biała).

§12 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Akceptacja rezerwacji na platformie swieta.bielsko.pl oznacza:
    1. Zapoznanie się i akceptację niniejszego Regulaminu. 
    2. Zapoznanie się i akceptację Regulaminu Platformy rezerwacyjnej dostępnego na swieta.bielsko.pl/. 
    3. Zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności. 
    4. Zobowiązanie do przestrzegania wszystkich zasad określonych w niniejszym Regulaminie. 
    5. Akceptację procedury weryfikacji profilu i możliwości anulowania rezerwacji bez zwrotu w przypadku stwierdzenia oszustwa lub niezgodności.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do:
    1. Zmiany lokalizacji stoiska Wystawcy w uzasadnionych przypadkach (np. względy bezpieczeństwa).
    2. Odwołania Wydarzenia w przypadku siły wyższej. 
    3. Wprowadzenia dodatkowych ograniczeń ze względów bezpieczeństwa lub zdrowia publicznego. 
    4. Natychmiastowego usunięcia Wystawcy z Wydarzenia w przypadku naruszenia Regulaminu lub zachowania się zagrażającego bezpieczeństwu.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem:
    1. Stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 
    2. Obowiązują decyzje Organizatora jako ostateczne w kwestiach organizacyjnych.
    3. Właściwy jest sąd powszechny dla Strony pozywającej.
  4. W przypadku uznania któregokolwiek z postanowień Regulaminu za nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc obowiązującą.
  5. Regulamin dostępny jest: Na platformie swieta.bielsko.pl
  6. Kontakt: Łukasz Szymura, Tel.: 600 004 256 oraz Mail.: lukasz.szymura@um.bielsko-biala.pl oraz Krzysztof Mrowiec, Tel.: 601 428 470, Mail.: biuro@prezydenttravel.pl
  7. Regulamin wchodzi w życie z dniem 10 listopada 2025 r. i obowiązuje do zakończenia Wydarzenia.